- Александр, не волнуйтесь, мы презентацию подготовим и пришлем вам уже все с дизайном
Сколько раз уже я слышал такое от опытных в общем сотрудников. И как редко результат был достойным. Но сейчас почему-то мне очень захотелось поверить в то, что команда обрела достаточную самостоятельность и знает, что делает.
- Олеся, хорошо, жду еще неделю и буду смотреть
- Конечно, Александр, все будет в срок!
С чувством беспокойства я начал ждать часа Х…
В одной из колонок я уже писал, насколько важна качественная презентация для маркетингового агентства. Для участия в тендере крупного клиента часто — это ключевой фактор успеха . Слаженность работы команды, подготовка выступления, технические и коммуникативные моменты — все это крутится вокруг файла с презентацией. Поэтому о ее подготовке стоит поговорить отдельно.
Вообще на тему ошибок при подготовке презентаций написано очень много. Но слабые презентации я встречаю так часто, что лишний раз стоит повторить прописные истины.
- Задача презентации Чего мы хотим достичь своей презентацией. Задач может быть несколько, но выбрать следует одну, ключевую. О чем вы хотите сказать? Презентация компании, презентация сервиса или продукта, презентация коммерческого предложения, презентация отчета по проекту. В зависимости от задачи смещаются акценты. Ошибка — пытаться одной презентацией пытаться решить несколько задач.
- Рабочая группа. Кто участвует в подготовке и кто персонально отвечает за конечный результат. Очевидный вроде бы момент, но в большой команде, ответственный часто «теряется». Сотрудник создал структуру и основной текст, тогда как этап дизайна и верстки делает кто-то другой. А правки в финальную версию собирает третий.
- Сроки подготовки презентации. Редко, когда презентация обходится без двух редакций правок. Это нужно учитывать и закладывать в тайминг. Иначе ждет вас сверхурочная ночная работа со всеми вытекающими проблемами. От сонной команды на встрече до опечаток, ошибок и путаницы в версиях.
- Согласование ключевых этапов подготовки презентации. Не стоит игнорировать основные этапы. Обычно я выделяю следующие: 1) согласование структуры презентации, 2) подготовка основных текстов, 3) выбор и/или адаптацию дизайна, 4) подбор иллюстраций 5) верстка. Разумно согласовывать внутри рабочей группы результат каждого этапа и идти последовательно. Первые два этапа концентрируемся на смысле, не привлекаем дизайнера. Это экономит рабочие часы и позволяет выйти на запланированный результат с минимальными отклонениями.
- Важным вопросом по прежнему остается дизайн. Идеально, если у вас в качестве части бренд-гайда есть наблы шаблонов для презентаций. Если такового нет — подберите и купите подходящий шаблон на одном из многочисленных ресурсов.
Избегайте типичных ошибок в подготовке презентации. Их не так уж и много.
- Нарушение алгоритма подготовки презентации, описанного выше. Обычно происходит из-за недостатка опыта у команды или новых сотрудников. Несогласованная работа, запараллеливание работ, сдвиг сроков… В лучшем случае это приводит к перерасходу времени и средств. В худшем — к слабому конечному результату. Рекомендую разработать регламент разработки презентации и обучить по нему ключевых сотрудников. А потом несколько раз сопроводить процесс подготовки презентации.
- Не уточненная задача презентации и как следствие рыхлая избыточная структура. Пожалуй, самая сложная для объяснения ошибка. Лечится привлечением экспертов (хотя бы компетентных коллег или знакомых) к оценке ясности презентации. Не обязательно искать людей из отрасли. Понятно/непонятно — может вам сказать любой человек с образованием чуть выше среднего. Внешняя оценка помогает понять пробелы, нарушение логики и длинноты в структуре. Обратите внимание на объем презентации. В 95% случаев презентация не должна быть длиннее 25 слайдов.
- Много текста на слайдах. По этому пункту есть полярные мнения. Дизайнеры презентация в стиле компании Apple – когда на одном слайде представлена одну фраза. Технические специалисты и аналитики обожают презентации в формате книги, сверстанной горизонтально. В практике рекламного агентства оптимальным считаю размещение на слайде 3-7 предложений. Если презентация не будет проводиться лично, а будет направлена по почте — объем текста можно увеличить до 5-8 предложений.
- Интеграция в презентацию сложных таблиц и графиков с большим объемом информации. Если презентация проводится лично, этого следует избегать. Перегруженные слайды плохо читаются и останавливают ритм проведения презентации. Таблицы и графики, если они необходимы, лучше распечатать отдельно и выдать клиенту (направить файлом) в качестве дополнительного материала.
- Нет навигации и нумерации слайдов. Об этом теоретики презентаций почти не говорят. Но клиенту комфортно понимать продолжительность презентации и ее текущий статус. В начале встречи объявите о длительности презентации (обычно это 30-40 минут). В нумерации проставьте томимо номера текущего слайда и общее число слайдов. Это создает у клиента полезное для вас ощущение контроля времени.
- Слабый или вторичный дизайн. Годы идут, а проблема с дизайном презентаций остается. Но сейчас благодаря колоссальным базам шаблонов с этим легко справится. Просто идете на ресурс типа CreativeMarket. По ключевым словам ищете подходящие вам по стилю и направлению шаблоны, выбираете то, что нравится и покупаете. При таком подходе дизайнер вам может понадобиться только для небольших доработок. В 90% случаев это будет лучше по качеству, чем работы недорогих дизайнеров. И в 100% случаев это будет намного быстрее.
- Невнимательное отношение к иллюстрациям. Изображения продают. Особенно фотографии с людьми. Особенно оригинальные иллюстрации (ну как минимум не из первой страницы выдачи поиска Яндекс). Релевантные оригинальные качественные фотографии существенно усиливают эффект от презентации. Даже если это презентация отчетных данных.
…Файл был подозрительно большим и в формате PDF. Когда я его открыл, мои худшие опасения подтвердились. На экране была огромная (на 48 слайдов) путанная презентация. Дизайн также был далек от корпоративных стандартов — простые клипарты вместо оригинальных иллюстраций, нагромождение схем и таблиц. Так как предложение делалось совместно с партнером, то был еще и неприятный эффект лоскутного одеяла. С первого взгляда было понятно, какие слайды готовила мы, а какие — наш подрядчик. Две недели работы и теперь мне предстоит потратить еще двадцать на то, чтобы «все переделать».
Что ж, времени на рефлексию не было. И я начал… Нет, не править презентацию. А по горячим следам готовить регламент разработки презентаций. Основными идеями из него с вами поделился выше.