Как правильно писать деловые письма? Не много найдется тем, которые столь подробно исследованы и описаны в деловой публицистике. Тем удивительнее видеть каждый день низкое качество реальных деловых писем. Давайте в очередной 1001-й раз повторим правила написания деловых писем:
1. Всегда используйте только внешний формат. Никакого деления ваших писем на внутренние и внешние. Пишите любые письма писать так, как если бы их необходимо было направить клиенту. Это дисциплинирует и страхует от столько обычных случайных неприятностей. Не родился еще сотрудник, которому не случалось переслать по ошибке или в цепочки писем внутреннее письмо внешнему клиенту.
2. Создайте и регулярно пополняйте свою адресную книгу. Очень осторожно и только по существу используйте инструмент «ответить». Ответ уместен только в качестве ответа на письмо. При смене темы переписки всегда создавайте письмо заново. За это Ангелы сортировки писем и Духи выстраивания цепочек возгласят вам благодарственные оды.
3. Делайте тему письма понятной. Четко и максимально подробно формулируйте тему своего письма. Никаких «Вопрос», «Предложение», «Смета». Когда объем переписки подбирается к 3-5 тысячам писем в месяц, понятная тема становится главным атрибутом письма. Ведь это то, что поможет вам сразу быть понятым собеседнику, а потом легко находить нужную переписку в архиве.
4. В качестве стандартного приветствия используйте только «Добрый день». Всегда используйте это стандартизированное приветствие. Старое доброе «Добрый день» — лучшее из придуманного.
Неформальное приветствие с фразы типа «доброго времени суток» ничего не добавляют вашему имиджу», а скорее выставляют вас чудаком, забредшим в столь чуждый ему и унылый мир корпоративного безумия. Так, кстати, тоже не пишите. «Литературщину» оставьте Facebook.
Заодно озаботьтесь красивым подробным шаблоном подписи. С должностью, повторением почты и городского телефона. Это четко укажет на определённый класс вашего письменного общения.
5. Один вопрос – одно письмо. Не смешивайте несколько сложных вопросов в одном послании. Это лишь затруднит и запутает вашу переписку. Из этого правила есть немало исключений, например, большие письма-статусы, формат которых заранее был определен и согласован. Но для всех остальных 80% случаев привило одной темы действует
6. Деловые письма свыше восьми строк уже требуют разбивки на абзацы. Если же и абзацев накапливается более восьми, подумайте не стоит ли разбить содержимое письма на два или более письма.
Письменная речь — это четкая структура прежде всего.
7. Эмоциональную компоненту оставьте для устных или телефонных переговоров. Там они по крайней мере объяснимы.Деловые письма должны быть максимально нейтральными. Всплески эмоций не стоит оставлять документах. И никакого КАПСЛОКА. Никогда!11 Как вариант — настройте отсрочку отправки исходящих писем в 3-5-10 минут. Это даст вам возможность «передумать» и не отправить излишне «яркое» письмо.
8. Будьте очень внимательны, когда используете функцию «переслать». Особенно если ваши коллеги увлекаются функцией «ответить». В этом случае шанс отправить «случайно» что-то лишнее, как никогда высок.
9. Не ленились проверять орфографию своих писем, особенно заголовки. Проверяйте всегда. Автоматическая проверка не панацея и к тому же редко видит ошибки в заголовках. Не нужно быть британским ученым, чтобы понять, что ошибки и опечатки сильнее всего бесят именно тех, кто является для вас важным адресатом.
10. Чтобы переписка не съедала все ваше рабочее время и не выбивала из общего ритма выделите, 3-5 интервалов в течение дня для работы с сообщениями. В эти интервалы проверяйте почту и пишите новые письма. Занимаетесь почтой, занимаетесь только ей. Правильность написания и чёткость изложения мыслей важнее, чем сверх оперативность.
11. Время реагирования. В стандартной деловой практике принято реагировать на письма в течение 6-8 часов. Этот интервал можно считать обще приемлемым. Если письмо особо срочное, отправитель должен дополнительно уведомить об этом по другому каналу связи. Хотите быть оперативнее прочих — поставьте лимит в 4 часа. Это будет практически выдающимся результатом.
12. Не забывайте регулярно (раз в день] проверять папку «Спам» и общедоступный ящик «Info» в корпоративной почты. Частенько крупные новые тендеры не достаются вам именно по причине того, что почтовая программа сочла нового адресата ботом.